Excel Power Query Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Excel Power Query, farklı kaynaklardaki verileri Excel’e aktarmayı, temizlemeyi, dönüştürmeyi ve birleştirmeyi sağlayan güçlü bir veri hazırlama aracıdır. Özellikle her hafta veya her ay tekrarlanan raporlama işlemlerini daha hızlı, tutarlı ve yönetilebilir hale getirir.

CSV dosyalarını tek tabloda birleştirmek, farklı Excel çalışma kitaplarından veri toplamak, hatalı kayıtları temizlemek veya raporları yeni verilerle güncellemek için Power Query kullanılabilir. Üstelik temel işlemlerin önemli bir bölümü kod yazmadan, görsel Power Query Editor arayüzü üzerinden gerçekleştirilebilir.

Bu rehberde Power Query nedir, Excel’de nerede bulunur, nasıl kullanılır, Merge ve Append arasındaki fark nedir ve hazırlanan sorgular nasıl güncellenir gibi soruların yanıtlarını adım adım bulabilirsiniz.

Power Query Nedir?

Power Query; verileri farklı kaynaklardan alma, analiz için uygun hale getirme ve Excel’e ya da veri modeline yükleme süreçlerini yöneten bir veri dönüştürme aracıdır. Bu süreç çoğunlukla ETL olarak adlandırılır:

• Extract – Veriyi alma: Excel, CSV, metin dosyası, web sayfası, klasör, SQL Server veya başka bir kaynaktan veriler alınır.
• Transform – Veriyi dönüştürme: Gereksiz satırlar kaldırılır, veri türleri düzeltilir, tablolar birleştirilir ve veriler standartlaştırılır.
• Load – Veriyi yükleme: Hazırlanan sonuç Excel çalışma sayfasına, PivotTable raporuna veya veri modeline aktarılır.

Power Query’de yapılan işlemler sıralı birer “uygulanan adım” olarak kaydedilir. Kaynak dosyalar güncellendiğinde aynı temizleme ve dönüştürme işlemlerini baştan yapmak yerine sorguyu yenilemek yeterlidir.

Excel’de Power Query Nerede Bulunur?

Güncel Excel sürümlerinde Power Query araçlarına genellikle Veri sekmesindeki Veri Al ve Dönüştür bölümünden ulaşılır. Burada Excel çalışma kitabı, CSV, metin dosyası, klasör, web ve veritabanı gibi farklı kaynak seçenekleri bulunur.

Kullanılan Excel sürümüne ve işletim sistemine göre bağlantı seçenekleri veya menü adları değişebilir. Ancak temel çalışma mantığı aynıdır: veri kaynağı seçilir, gerekli tablolar belirlenir, veri Power Query Editor içinde dönüştürülür ve sonuç Excel’e yüklenir.

Excel araçlarını formüller, PivotTable ve raporlama özellikleriyle birlikte daha kapsamlı öğrenmek isteyenler Microsoft İleri Excel Eğitimi programını inceleyebilir.

Power Query Ne İşe Yarar?

Power Query özellikle düzenli olarak veri hazırlayan finans, muhasebe, satış, pazarlama, insan kaynakları, operasyon ve raporlama ekipleri için kullanışlıdır. Araçla gerçekleştirilebilecek temel işlemler şunlardır:

• Excel, CSV, XML, JSON, klasör, web ve veritabanlarından veri alma
• Gereksiz satır ve sütunları kaldırma
• Boş, hatalı veya yinelenen kayıtları temizleme
• Metin, sayı, tarih ve saat veri türlerini düzenleme
• Sütunları bölme veya birleştirme
• Değerleri değiştirme ve standartlaştırma
• Birden fazla tabloyu eşleşen alanlar üzerinden birleştirme
• Aynı yapıya sahip dosyaları alt alta ekleme
• Pivot ve Unpivot dönüşümleri uygulama
• Koşullu ve özel sütunlar oluşturma
• Hazırlanan verileri PivotTable veya veri modeline aktarma
• Kaynak veriler değiştiğinde sorguları yenileme

Excel Power Query Nasıl Kullanılır?

Power Query kullanımını, farklı aylara ait satış dosyalarını tek raporda birleştirme örneği üzerinden ele alalım.

1. Veriyi tablo haline getirin

Power Query ile çalışmadan önce kaynak verinin düzenli bir tablo yapısında olması önemlidir. Her sütunun tek bir alanı temsil etmesine, sütun başlıklarının bulunmasına ve tablo içinde gereksiz boş satırlar olmamasına dikkat edin.

Excel içindeki bir veri aralığını kullanacaksanız aralığı seçip Ctrl + T kısayoluyla Excel tablosuna dönüştürebilirsiniz.

2. Veri kaynağına bağlanın

1. Excel’de Veri sekmesini açın.
2. Veri Al seçeneğine tıklayın.
3. Dosya, klasör, veritabanı veya kullanacağınız diğer kaynak türünü seçin.
4. Dosyayı ya da bağlantıyı belirleyin.
5. Navigator ekranından kullanmak istediğiniz tabloyu veya sayfayı seçin.
6. Doğrudan aktarmak yerine düzenleme yapmak için Veriyi Dönüştür seçeneğine tıklayın.

3. Power Query Editor’ü kullanın

Power Query Editor açıldığında veri ön izlemesi, sorgular, sütun başlıkları ve uygulanan adımlar görüntülenir. Burada yaptığınız her işlem sağ taraftaki Uygulanan Adımlar bölümüne eklenir.

Örneğin bir satış raporunda şu işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:

• Boş satırları kaldırmak
• Tarih sütununun veri türünü “Tarih” olarak değiştirmek
• Tutar sütunundaki hatalı değerleri temizlemek
• Ürün kodlarındaki gereksiz boşlukları kaldırmak
• İhtiyaç duyulmayan açıklama sütunlarını silmek
• Aynı kaydın birden fazla kez bulunduğu satırları kaldırmak
• Şehir veya ürün kategorisine göre filtre uygulamak

Bu işlemler kaynak dosyanın kendisini değiştirmez. Dönüşümler, sorgu çalıştırıldığında verilerin üzerine uygulanan adımlar olarak saklanır.

4. Veri türlerini kontrol edin

Power Query’de en sık karşılaşılan sorunlardan biri yanlış veri türüdür. Tarih alanının metin, tutar alanının ise sayı yerine metin olarak algılanması sonraki hesaplamalarda hata oluşturabilir.

Her sütun için doğru veri türünü seçin:

• Metin
• Tam sayı
• Ondalık sayı
• Sabit ondalık sayı
• Tarih
• Tarih ve saat
• Doğru/yanlış

Özellikle farklı ülkelerden gelen dosyalarda tarih ve ondalık ayırıcı biçimleri değişebildiği için yerel ayarları da kontrol etmek gerekir.

5. Sorguyu Excel’e yükleyin

Dönüştürmeler tamamlandıktan sonra Giriş > Kapat ve Yükle seçeneğini kullanabilirsiniz. Sonuç yeni bir Excel çalışma sayfasına tablo olarak aktarılabilir.

Kapat ve Yükle Hedefi seçeneği kullanıldığında ise sonuç şu hedeflerden birine gönderilebilir:

• Excel tablosu
• PivotTable raporu
• PivotChart
• Yalnızca bağlantı
• Excel veri modeli

Power Query ile Birden Fazla Excel Dosyası Nasıl Birleştirilir?

Her ay aynı sütun yapısına sahip satış, stok veya gider dosyaları hazırlanıyorsa dosyaları tek tek kopyalamak yerine klasör bağlantısı kullanılabilir.

1. Birleştirilecek dosyaları aynı klasöre yerleştirin.
2. Excel’de Veri > Veri Al > Dosyadan > Klasörden yolunu izleyin.
3. Dosyaların bulunduğu klasörü seçin.
4. Birleştir ve Dönüştür seçeneğine tıklayın.
5. Örnek alınacak sayfa veya tabloyu belirleyin.
6. Sütunları ve veri türlerini kontrol edin.
7. Sonucu Excel’e yükleyin.

Daha sonra aynı klasöre yeni bir dosya eklendiğinde sorguyu yenileyerek bu dosyadaki verileri de rapora dahil edebilirsiniz. Dosyaların sütun adlarının ve veri yapılarının tutarlı olması, birleştirme işleminin sağlıklı çalışması açısından önemlidir.

Power Query Merge ve Append Arasındaki Fark Nedir?

Power Query’de tabloları birleştirmek için kullanılan Merge ve Append işlemleri aynı amaçla kullanılmaz.

Merge Queries

Merge, iki tabloyu ortak bir sütundaki eşleşmelere göre yan yana birleştirir. SQL’deki JOIN işlemine benzer.

Örneğin:

• Satış tablosunda ürün kodu ve satış tutarı bulunuyor.
• Ürün tablosunda ürün kodu, kategori ve marka bilgileri bulunuyor.
• Ürün kodu üzerinden Merge yapıldığında kategori ve marka bilgileri satış tablosuna eklenebilir.

Merge işleminde Inner, Left Outer, Right Outer, Full Outer, Left Anti ve Right Anti gibi farklı birleştirme türleri kullanılabilir. Hangi türün seçileceği, eşleşmeyen kayıtların sonuçta bulunup bulunmayacağına göre belirlenir.

Append Queries

Append, benzer sütun yapısına sahip tabloları alt alta ekler. SQL’deki UNION işlemine benzer.

Örneğin ocak, şubat ve mart satış dosyaları aynı sütunları içeriyorsa Append kullanılarak tek bir dönemsel satış tablosu oluşturulabilir.

• Merge: Ortak anahtara göre tabloları yan yana genişletir.
• Append: Benzer yapıdaki tabloları alt alta ekler.

Power Query ile Veri Temizleme İşlemleri

Ham veri genellikle doğrudan analiz edilebilecek kadar düzenli değildir. Power Query Editor içinde yaygın olarak kullanılan veri temizleme işlemleri şunlardır:

Boşlukları ve görünmeyen karakterleri kaldırma

Metin sütunlarında başta veya sonda bulunan boşluklar eşleştirme sorunlarına yol açabilir. Trim işlemi gereksiz boşlukları, Clean işlemi ise yazdırılamayan karakterleri temizlemek için kullanılabilir.

Yinelenen kayıtları kaldırma

Tekrarlanan satırlar analiz sonuçlarını bozabilir. İlgili sütun veya sütunlar seçildikten sonra Yinelenenleri Kaldır komutu uygulanabilir. Ancak kayıt silmeden önce hangi alanların bir kaydı benzersiz hale getirdiği belirlenmelidir.

Hatalı değerleri yönetme

Veri türü dönüşümü veya hatalı kaynak değerleri nedeniyle oluşan hatalar kaldırılabilir ya da belirlenen başka bir değerle değiştirilebilir. Hataları doğrudan silmek yerine önce hata nedeninin incelenmesi daha güvenli bir yaklaşımdır.

Sütunları bölme ve birleştirme

Ad ve soyadın aynı sütunda bulunduğu veya ürün kodunun farklı bileşenler içerdiği durumlarda sütunlar ayırıcıya, karakter sayısına ya da konuma göre bölünebilir. Ayrı sütunlardaki bilgiler de birleştirilerek yeni bir sütun oluşturulabilir.

Pivot ve Unpivot kullanma

Sütunlarda yer alan dönem veya kategori bilgilerinin satırlara dönüştürülmesi gerektiğinde Unpivot işlemi kullanılır. Özellikle ocak, şubat ve mart gibi ayların ayrı sütunlarda bulunduğu raporları veri analizine uygun tablo yapısına dönüştürmek için etkilidir.

Power Query ve PivotTable Birlikte Nasıl Kullanılır?

Power Query, veriyi analiz için hazırlar; PivotTable ise hazırlanan veriyi özetler ve analiz eder. Bu iki araç birlikte kullanıldığında tekrarlanabilir bir raporlama süreci kurulabilir.

Örnek bir süreç şu şekilde ilerler:

1. Satış dosyaları Power Query ile klasörden alınır.
2. Boş satırlar, hatalar ve gereksiz sütunlar temizlenir.
3. Ürün tablosu Merge işlemiyle satışlara bağlanır.
4. Hazırlanan veri Excel’e veya veri modeline yüklenir.
5. PivotTable ile şehir, kategori, dönem ve satış temsilcisi bazında analiz yapılır.
6. Kaynak dosyalar değiştiğinde sorgu ve PivotTable yenilenir.

PivotTable kullanımını uygulamalı şekilde geliştirmek isteyenler Microsoft Excel Data Analysis with PivotTables Eğitimi sayfasını inceleyebilir.

Power Query Sorguları Nasıl Yenilenir?

Kaynak veri güncellendiğinde Excel’deki Veri > Tümünü Yenile komutu kullanılarak sorgular yeniden çalıştırılabilir. Power Query kayıtlı dönüşüm adımlarını yeni verilere uygular ve sonuç tablosunu günceller.

Bağlantı özelliklerine göre dosya açıldığında yenileme veya belirli aralıklarla yenileme seçenekleri de yapılandırılabilir. Bununla birlikte kaynak dosyanın konumu, kullanıcı izinleri, bağlantı bilgileri ve kurumsal güvenlik politikaları yenileme işlemini etkileyebilir.

Power Query ile Power Pivot Arasındaki Fark Nedir?

Power Query ve Power Pivot birbirini tamamlayan ancak farklı görevleri yerine getiren araçlardır:

• Power Query: Veriyi alma, temizleme, dönüştürme ve yükleme süreçlerinde kullanılır.
• Power Pivot: Tablolar arasında ilişkiler kurmak, veri modeli oluşturmak ve DAX ile hesaplamalar yapmak için kullanılır.

Özetle Power Query veriyi analize hazırlar; Power Pivot ise hazırlanan veriyi modelleyerek daha kapsamlı analizler yapılmasını sağlar.

İki aracı birlikte öğrenmek ve gerçek iş senaryoları üzerinde uygulamak isteyen kurumlar Power Pivot and Power Query for Excel Eğitimi programını inceleyebilir.

Power Query ile Power BI Arasındaki İlişki

Power Query yalnızca Excel’de kullanılan bir araç değildir. Aynı veri hazırlama ve dönüştürme yaklaşımı Power BI ekosisteminde de yer alır. Excel’de Power Query kullanmayı öğrenen bir kullanıcı; veri kaynaklarına bağlanma, veri türlerini düzenleme, Merge, Append ve Unpivot gibi birçok becerisini Power BI çalışmalarına aktarabilir.

Power BI ile veri modelleme, DAX ve görselleştirme alanına geçmek isteyenler Power BI Eğitimi Rehberi içeriğini okuyabilir veya Power BI Fundamentals Eğitimi programını inceleyebilir.

Power Query Öğrenmek İçin Kodlama Bilmek Gerekir mi?

Power Query’ye başlamak için kodlama bilgisi gerekmez. Veri alma, filtreleme, sütun düzenleme, tablo birleştirme ve veri türü değiştirme gibi birçok işlem görsel arayüz üzerinden yapılabilir.

Power Query, arka planda M dili kullanır. İleri seviyede özel fonksiyonlar oluşturmak, dinamik sorgular geliştirmek veya standart arayüzün ötesindeki dönüşümleri gerçekleştirmek isteyen kullanıcıların M dili öğrenmesi faydalı olabilir. Ancak temel ve orta seviyedeki iş ihtiyaçlarının önemli bir bölümü kod yazmadan karşılanabilir.

Power Query Kimler İçin Uygundur?

Power Query özellikle aşağıdaki görevleri yerine getiren profesyoneller için faydalıdır:

• Düzenli satış, stok veya finans raporu hazırlayanlar
• Farklı Excel dosyalarındaki verileri birleştirenler
• ERP, CRM veya muhasebe sistemlerinden veri alanlar
• Manuel kopyalama ve veri temizleme işlemlerini azaltmak isteyenler
• PivotTable ve Excel dashboard raporları hazırlayanlar
• Power BI öğrenmeden önce veri hazırlama becerilerini geliştirmek isteyenler
• Finans, muhasebe, insan kaynakları, pazarlama, satış ve operasyon ekipleri

Kurumsal Power Query Eğitimi Neden Önemlidir?

Power Query’nin yalnızca menülerini öğrenmek, kurumsal raporlama sorunlarını çözmek için her zaman yeterli olmayabilir. Etkili bir eğitimde katılımcıların kendi iş süreçlerine benzeyen veri setleri üzerinde çalışması; doğru tablo yapısını, veri türlerini, Merge ve Append kullanımını, hata yönetimini ve yenileme süreçlerini birlikte öğrenmesi gerekir.

BlueMark Academy’nin Power Pivot and Power Query for Excel Eğitimi, Power Query ile veri hazırlamanın yanında Power Pivot, veri modeli, DAX, PivotChart ve raporlama konularını da kapsar. Eğitim kurumların ihtiyaçlarına göre online veya sanal sınıf formatında planlanabilir.

Excel’den Power BI’a uzanan farklı eğitim seçeneklerini karşılaştırmak için Microsoft Office Eğitimleri sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular