Karar Verme Sürecinin 7 Adımı: Teknikler ve Örnekler

Karar verme süreci, bir problem veya fırsat karşısında seçeneklerin belirlenmesi, değerlendirilmesi, en uygun alternatifin seçilmesi ve sonucun izlenmesi için kullanılan sistemli yaklaşımdır. Doğru uygulanan bir süreç; aceleyle karar verme, eksik bilgiyle hareket etme ve kişisel önyargıların etkisinde kalma riskini azaltır.

İş hayatında verilen kararların tamamı aynı düzeyde karmaşık değildir. Günlük ve geri alınabilir kararlar hızlı biçimde verilebilirken yatırım, işe alım, teknoloji seçimi, ürün geliştirme veya strateji değişikliği gibi kararların daha yapılandırılmış biçimde ele alınması gerekir.

En yaygın kullanılan karar verme süreci; kararı tanımlama, bilgi toplama, alternatif oluşturma, seçenekleri değerlendirme, seçim yapma, uygulama ve sonucu gözden geçirme olmak üzere yedi adımdan oluşur.

Karar Verme Süreci Nedir?

Karar verme süreci, bir ihtiyacın veya problemin fark edilmesiyle başlayan ve verilen kararın sonuçlarının değerlendirilmesiyle tamamlanan adımlar bütünüdür. Süreç, seçenekler arasından rastgele tercih yapmak yerine kararın kanıtlar, hedefler, riskler ve ölçütler üzerinden verilmesini sağlar.

Kurumsal karar verme süreci şu sorulara cevap vermelidir:

• Hangi problem çözülmek veya hangi fırsat değerlendirilmek isteniyor?
• Kararın başarı ölçütü nedir?
• Karardan kimler etkilenecek?
• Hangi bilgiler gerekli ve hangileri eksik?
• Hangi seçenekler bulunuyor?
• Her seçeneğin maliyeti, faydası ve riski nedir?
• Kararı kim verecek ve kim uygulayacak?
• Sonuç ne zaman ve hangi göstergelerle ölçülecek?

Karar verme, problem çözme sürecinin bir parçası olabilir; ancak ikisi aynı kavram değildir. Problem çözme mevcut durumun nedenlerini ve çözüm yollarını araştırırken karar verme, belirlenen alternatifler arasından seçim yapılmasına odaklanır.

Karar Verme Sürecinin 7 Adımı

1. Kararı veya problemi tanımlayın

İlk adım, hangi kararın verilmesi gerektiğini açık biçimde tanımlamaktır. Yanlış tanımlanan bir problem için doğru bir karar vermek mümkün değildir. Belirti ile temel neden birbirinden ayrılmalıdır.

Örneğin satışların düşmesi tek başına problem tanımı değildir. Düşüşün belirli bir ürün, müşteri grubu, kanal veya dönemle ilişkili olup olmadığı araştırılmalıdır.

Karar cümlesi mümkün olduğunca net olmalıdır:

“Önümüzdeki altı ay içinde müşteri destek taleplerine verilen ortalama yanıt süresini azaltmak için hangi çözümü uygulamalıyız?”

Bu aşamada hedef, kapsam, zaman sınırı, karar yetkilisi ve başarı ölçütü belirlenmelidir.

2. İlgili bilgileri toplayın

Kararı etkileyen iç ve dış veriler toplanır. Finansal raporlar, müşteri geri bildirimleri, çalışan görüşleri, operasyon sonuçları, pazar araştırmaları ve teknik analizler kullanılabilir.

Bilgi toplarken iki riskten kaçınılmalıdır:

• Eksik bilgiyle karar vermek: Önemli risk ve seçeneklerin gözden kaçmasına neden olabilir.
• Analiz felci: Mükemmel bilgi beklenmesi kararın sürekli ertelenmesine yol açabilir.

Toplanacak bilginin karar üzerinde etkili, güvenilir, güncel ve yeterli olması gerekir. Her erişilebilir veri, karar için gerekli değildir.

Veriye dayalı karar alma becerisini geliştirmek isteyen ekipler veri analizi eğitimlerini inceleyebilir.

3. Alternatifleri belirleyin

Bir sonraki adım, uygulanabilir seçenekleri ortaya çıkarmaktır. İlk akla gelen çözüm, her zaman en iyi seçenek değildir. Mevcut çözümü iyileştirmek, yeni bir sistem kurmak, dış kaynak kullanmak veya hiçbir değişiklik yapmamak farklı alternatifler arasında değerlendirilebilir.

Alternatif oluştururken şu yöntemlerden yararlanılabilir:

• Beyin fırtınası
• Uzman görüşü
• Benzer proje ve vaka incelemeleri
• Kök neden analizi
• Tersine düşünme
• Senaryo planlama
• Pilot uygulama

“Hiçbir şey yapmama” seçeneğinin de maliyeti ve riski olan bir alternatif olduğu unutulmamalıdır.

4. Alternatifleri ve kanıtları değerlendirin

Her seçenek önceden belirlenen ölçütlere göre değerlendirilir. Ölçütler kararın türüne göre maliyet, fayda, uygulama süresi, risk, müşteri etkisi, yasal uyum, teknik yeterlilik veya stratejik uyum olabilir.

Kararın bütün sonuçları kesin olarak bilinemiyorsa her alternatif için en iyi, beklenen ve en kötü senaryolar oluşturulabilir.

5. En uygun alternatifi seçin

Alternatiflerin değerlendirilmesinden sonra belirlenen ölçütlere en uygun seçenek seçilir. En uygun seçenek her zaman en düşük maliyetli veya en hızlı seçenek değildir. Kararın hedefleri, risk toleransı ve uzun vadeli etkileri birlikte düşünülmelidir.

Karar vermeden önce şu kontroller yapılabilir:

• Seçim, başlangıçta belirlenen problemi gerçekten çözüyor mu?
• Önemli bir alternatif gözden kaçırıldı mı?
• Varsayımlar kanıtlarla destekleniyor mu?
• Karardan etkilenen paydaşların görüşleri alındı mı?
• Risklerin sahibi ve alınacak önlemler belli mi?
• Kararın neden seçildiği açıklanabilir mi?

6. Kararı uygulayın

Karar, uygulanmadığı sürece yalnızca bir niyet olarak kalır. Seçilen alternatif için görevler, sorumlular, kaynaklar, zaman planı ve başarı göstergeleri tanımlanmalıdır.

Uygulama planında şu bilgiler bulunmalıdır:

• Yapılacak işler
• Görev sahipleri
• Başlangıç ve bitiş tarihleri
• Bütçe ve kaynaklar
• Bağımlılıklar
• Riskler ve önlemler
• İletişim planı
• Performans göstergeleri

Karardan etkilenen çalışanlara yalnızca ne yapılacağı değil, kararın neden alındığı da anlatılmalıdır. Açık iletişim, uygulamaya karşı oluşabilecek direnci azaltabilir.

Kararın proje planına dönüştürülmesi gerekiyorsa ekipler proje yönetimi eğitimlerinden yararlanabilir.

7. Kararın sonuçlarını gözden geçirin

Son adım, kararın beklenen sonucu üretip üretmediğini ölçmektir. Değerlendirme tarihi ve göstergeleri karar alınırken belirlenmelidir.

Gözden geçirme sırasında şu sorular sorulabilir:

• Başlangıçta tanımlanan problem çözüldü mü?
• Hedeflenen göstergelerde iyileşme gerçekleşti mi?
• Planlanan bütçe ve süre aşıldı mı?
• Beklenmeyen sonuçlar ortaya çıktı mı?
• Hangi varsayımlar doğru veya yanlış çıktı?
• Karar sürdürülmeli, değiştirilmeli veya geri alınmalı mı?
• Gelecekteki kararlar için ne öğrenildi?

Sonuç başarısızsa amaç sorumlu aramak değil, varsayımları ve süreci inceleyerek gerekli düzeltmeleri yapmaktır.

Karar Verme Süreci Örneği

Bir şirketin müşteri destek taleplerine verdiği yanıt süresinin uzadığını ve yeni bir destek sistemi seçmek istediğini düşünelim.

1. Kararı tanımlama: Ortalama ilk yanıt süresini altı ay içinde sekiz saatten iki saate düşürecek çözüm seçilecek.
2. Bilgi toplama: Talep hacmi, mevcut ekip kapasitesi, müşteri memnuniyeti, sistem maliyetleri ve entegrasyon ihtiyaçları incelenecek.
3. Alternatif oluşturma: Mevcut sistemi geliştirmek, yeni yazılım satın almak, ekip büyütmek veya bazı işlemleri otomatikleştirmek değerlendirilecek.
4. Değerlendirme: Alternatifler maliyet, uygulama süresi, güvenlik, entegrasyon ve müşteri etkisi üzerinden puanlanacak.
5. Seçim: Ağırlıklı puanı ve kabul edilebilir risk seviyesi en uygun olan seçenek belirlenecek.
6. Uygulama: Pilot ekip, sorumlular, eğitim planı ve geçiş takvimi oluşturulacak.
7. Gözden geçirme: Yanıt süresi, çözüm süresi, müşteri memnuniyeti ve talep başına maliyet takip edilecek.

Bu örnek, kararın yalnızca yazılım seçmekten ibaret olmadığını; hedef, veri, paydaş, uygulama ve ölçüm süreçlerini birlikte kapsadığını gösterir.

Karar Verme Teknikleri Nelerdir?

Karar matrisi

Karar matrisi, alternatiflerin belirlenen ölçütlere göre puanlanmasını sağlar. Ölçütlere önem seviyelerine göre ağırlık verilebilir. Her seçeneğin puanı ağırlıkla çarpılarak toplam sonuç hesaplanır.

Karar matrisi nesnel karşılaştırmayı kolaylaştırır; ancak kullanılan ölçütler ve verilen puanlar hatalıysa sonuç da yanıltıcı olabilir.

Maliyet-fayda analizi

Her seçeneğin sağlayacağı faydalar ile oluşturacağı doğrudan ve dolaylı maliyetler karşılaştırılır. Finansal sonuçların yanında zaman, itibar, çalışan deneyimi ve fırsat maliyeti de değerlendirilmelidir.

SWOT analizi

Bir kararın güçlü ve zayıf yönleri ile dış çevredeki fırsat ve tehditler birlikte incelenir. SWOT analizi özellikle stratejik kararların ilk değerlendirme aşamasında kullanılabilir.

Artı-eksi listesi

Basit ve düşük riskli kararlarda seçeneklerin avantajları ve dezavantajları listelenebilir. Ölçütlerin önem derecesi farklıysa ağırlıklı karar matrisi daha uygun olabilir.

Senaryo analizi

Alternatiflerin farklı gelecek koşullarında nasıl sonuç vereceği değerlendirilir. En iyi, beklenen ve en kötü senaryolar üzerinden riskler görünür hâle getirilebilir.

Pilot uygulama

Yüksek belirsizlik içeren ve geri alınması zor kararlarda çözüm önce küçük bir kullanıcı veya ekip grubuyla denenebilir. Pilot sonuçları, geniş çaplı uygulama kararından önce veri sağlar.

Karar Verirken Yapılan Hatalar Nelerdir?

• Doğrulama yanlılığı: Yalnızca mevcut görüşü destekleyen bilgileri dikkate almak
• Çıpalama: İlk duyulan bilgi veya rakama gereğinden fazla önem vermek
• Batık maliyet yanılgısı: Geçmişte harcanan kaynaklar nedeniyle başarısız seçeneği sürdürmek
• Aşırı güven: Bilgi ve tahminlerin doğruluğunu olduğundan yüksek görmek
• Sonuca göre yargılama: Kararın kalitesini yalnızca ortaya çıkan sonuçla değerlendirmek
• Grup düşüncesi: Uyum sağlama isteği nedeniyle farklı görüşleri bastırmak
• Analiz felci: Daha fazla bilgi bekleyerek kararı sürekli ertelemek
• Aciliyet yanılgısı: Önemli kararı yalnızca hızlı sonuç almak amacıyla vermek

Bu hataları azaltmak için varsayımlar yazılı hâle getirilebilir, karara itiraz edecek bir kişi belirlenebilir ve karar öncesinde “Bu karar neden başarısız olabilir?” sorusu sorulabilir.

Grup Karar Verme Süreci Nasıl Yönetilir?

Grup kararlarında farklı uzmanlıkların bir araya gelmesi karar kalitesini artırabilir. Bununla birlikte rol belirsizliği, uzun toplantılar ve grup düşüncesi kararın gecikmesine veya zayıflamasına neden olabilir.

Süreç başlamadan önce şu roller netleştirilmelidir:

• Kararı verecek kişi
• Görüşü alınacak uzmanlar
• Kararı uygulayacak ekip
• Sonuçtan sorumlu kişi
• Bilgilendirilecek paydaşlar

Her kararın oy birliğiyle alınması gerekmez. Ekip üyelerinin görüşleri alındıktan sonra nihai karar yetkisinin kimde olduğu açık olmalıdır.

Grup kararları, iletişim ve ekip yönetimi becerileriyle birlikte ele alınmalıdır. Yöneticiler bu yetkinlikleri geliştirmek için Yönetim Becerileri Eğitimi programını inceleyebilir.

Kriz Anlarında Karar Verme Süreci Değişir mi?

Krizlerde bilgi sınırlı ve zaman baskısı yüksek olabilir. Bu nedenle normal koşullardaki ayrıntılı sürecin daha hızlı bir versiyonu uygulanabilir. Ancak hız, problem tanımı ve risk değerlendirmesinin tamamen atlanması anlamına gelmemelidir.

Kriz kararlarında öncelikle insan güvenliği, operasyonun devamlılığı, yasal yükümlülükler ve geri döndürülemez zararlar değerlendirilmelidir. Karar yetkileri önceden belirlenmeli ve yeni bilgiler geldikçe kararlar güncellenmelidir.

Stres altında ekip yönetimi, iletişim ve hızlı karar alma hakkında daha fazla bilgi için kriz anlarında ekip yönetimi rehberini okuyabilirsiniz.

Karar Verme Becerisi Nasıl Geliştirilir?

• Karar problemini yazılı olarak tanımlayın.
• Başarı ölçütlerini karardan önce belirleyin.
• Görüş ile kanıtı birbirinden ayırın.
• En az iki uygulanabilir alternatif oluşturun.
• Varsayımları ve belirsizlikleri kaydedin.
• Geri alınabilir kararları gereksiz yere geciktirmeyin.
• Yüksek riskli kararlarda pilot uygulama yapın.
• Geçmiş kararları ve sonuçlarını düzenli inceleyin.
• Farklı görüşlerin açıkça ifade edilmesini teşvik edin.

Karar verme, eleştirel düşünme, yaratıcı düşünme ve problem çözme becerileri birlikte gelişir. Kurumlar bu yetkinlikleri ekip düzeyinde güçlendirmek için problem çözme ve düşünme eğitimlerini değerlendirebilir.

Karar verme çerçevesini bireysel ve grup alıştırmalarıyla uygulamak isteyen katılımcılar Decision Making Eğitimi programını inceleyebilir.

Günlük operasyonların ötesinde uzun vadeli ve stratejik kararlar geliştirmek isteyen profesyoneller için From Tactical to Strategic Thinking Eğitimi de ilgili bir öğrenme seçeneğidir.

Karar Verme Süreci Hakkında Sık Sorulan Sorular